UGOTOVITVE IN SKLEPI 30. ZBOROVANJA ARHIVSKEGA DRUŠTVA SLOVENIJE
Rimske Toplice, 30. 9. – 1. 10. 2021
Tema 30. zborovanje Arhivskega društva Slovenije, ki je potekalo v Rimskih Toplicah od 30. 9. do 1. 10. 2021, je bila v luči težav, ki se pojavljajo pri izvajanju arhivske službe posvečena tematiki hibridnih arhivov.
Arhivisti smo vedno bolj odvisni od informacijskih tehnologij, tako pri svojem delu, kot pri delu z ustvarjalci. Te so pri ustvarjalcih povzročile vedno večje nastajanje dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki, pri čemer pa prehod na uporabo informacijskih tehnologij ni odpravil poslovanja s papirnatim gradivom. Pri mnogih ustvarjalcih prihaja do reorganizacije poslovanja v smislu oblikovanja centraliziranih podatkovnih zbirk in odlaganja fizičnega gradiva decentralizirano, kar povzroča situacijo, ko bo pri prevzemu nemogoče zagotoviti celovitost informacij, ki bi uporabnikom omogočale rekonstrukcijo zgodovinskih dejstev in hkrati tudi zagotavljale njihovo pravno veljavo.
Tako je skupina za pripravo in oblikovanje sklepov zborovanja v sestavi: dr. Borut Batagelj, dr. Zdenka Semlič Rajh, mag. Nada Čibej in mag. Nina Gostenčnik oblikovala naslednje sklepe:
- Arhivska služba se mora bolj proaktivno vključevati v upravljanje z dokumentacijo pri ustvarjalci že od najzgodnejše faze načrtovanja upravljanja, saj je za učinkovito varovanje hibridnega gradiva ključno usklajeno delovanje ustvarjalca in pristojnega arhiva.
- Zaradi pojava hibridnega poslovanja mora slovenska javna arhivska služba nujno najti rešitve, ki bodo pravilno razmejile pristojnosti glede prevzemanja in obvladovanja arhivskega gradiva, ter poenotiti strokovne postopke.
- Hibridno gradivo zahteva upoštevanje vseh načel vrednotenja arhivskega gradiva, s posebnim poudarkom na ohranjanju celovitosti, saj gre v tem primeru za najbolj ogroženo načelo.
- Slovenska javna arhivska služba naj o nujnosti sprejetja notranjih pravil ozavešča odgovorne osebe pri ustvarjalcu, ki so pristojne za uvedbo tovrstnih postopkov. Pri tem naj ustvarjalcu ponudi ustrezno strokovno svetovanje.
- V luči digitalne transformacije naj slovenska javna arhivska služba poenoti stališča glede ohranjanja izvirnih video in zvočnih zapisov.
- Odgovori na strokovne dileme, izpostavljeni na okrogli mizi, naj se pripravijo v obliki »Pogosto zastavljena vprašanja«, ki bodo na voljo in dostopni vsem zaposlenim.
Udeleženci 30. zborovanja Arhivskega društva Slovenije so naštete sklepe sprejeli.
