Dokument in/ali datoteka? Čemu arhivistika v 21. stoletju?
Prepričan sem, da ni arhivista, ki ni bil vsaj enkrat soočen z vprašanjem, kaj pravzaprav počne predstavnik našega poklica. Kakšne so njegove glavne naloge? Na videz preprosto vprašanje, ki pa v drugem desetletju 21. stoletja vendarle zahteva nekaj dodatnega premisleka, ki ga bom pokušal razviti v tem prispevku. K temu me nenazadnje napeljuje že opazka, ki sem jo nedavno zasledil in sicer, da je arhivistika poklic nekega preteklega časa, a se obenem izkazuje za neverjetno moderno.
Znano je, da je človek še pred izumom pisave čutil potrebo po komuniciranju z okoljem oziroma s sebi enakimi in na tak način pustiti sled o svojem obstoju. Zelo verjetno se je že kmalu po tem, ko so začeli nastajati prvi »dokumenti«, pojavila tudi potreba po njihovem ohranjanju, saj je ta »artefakt« predstavljal odsev lastne identitete in razumevanja časa, v katerem je posameznik deloval. Obenem je ohranjen zapis omogočal lažjo interpretacijo preteklosti z namenom razumevanja sedanjosti in načrtovanja prihodnosti.
Če kdo, se arhivisti še kako dobro zavedamo pomena izuma pisave, ki jo lahko enačimo z eno prvih tehnoloških revolucij človeštva na področju komunikacije. Le kako bi bilo možno rekonstruirati bolj ali manj oddaljeno preteklost, brez da bi imeli na razpolago zanesljive primarne vire. Ni potrebno posebej poudariti, da smo arhivisti tisti, ki so in bodo vedno morali ustrezno poskrbeti za ohranjanje tovrstnih virov. Pri našem delu bi nas lahko tudi zamenjali za detektive, zlasti ko poskušamo prepoznati oziroma odkriti povezave med posameznimi viri, kot na primer, kdo je ustvarjalec posameznega dokumenta, s kakšnim namenom je dokument nastal, ali je zagotovljena celovitost dokumenta, katera je njegova izvorna oblika nastanka, katere podatke je potrebno še posebej zavarovati in varovati itd. Za izurjene oči poznavalca, ki mu niso tuje stare pisave in druga potrebna specialna znanja, verjetno niti ne preveč kompleksno delo, a tudi pri tem »staromodnem« početju ne moremo odmisliti informacijske dobe, ki prav tako proizvaja svoje pisne ostaline, pomembne za hrambo. Prostor okrog nas napolnjujejo različni načini komuniciranja, poleg govornega in pisnega tudi elektronsko, s pomočjo raznovrstnih medijev tudi vizualno. Torej več kot dovolj »materiala«, ki ga mora obdelati sodobna arhivistika, ki mora tudi sama v tehnološki korak s časom in celo preraščati znani okvir pomožne zgodovinske vede. Na vsakem koraku je možno slišati o digitalni preobrazbi naše družbe, kar se še zlasti odraža pri digitalizaciji in optimizaciji poslovnih procesov pri vse večjem številu javnopravnih oseb – naših ustvarjalcev. Gre za razvoj, ki se je pričel in se bo zagotovo še intenzivneje nadaljeval, a bi si upal trditi, da brez nas na bistveno bolj neurejen način, kar bi se nemara pokazalo šele čez čas. Zaradi tega je nadvse pomembno, da si arhivisti in arhivistke v digitalni eri zagotovimo ne le obstanek, temveč tudi lastno avtoriteto.
Kot je bilo že izpostavljeno na letošnjem 30. zborovanju Arhivskega društva Slovenije, lahko sledimo vse hitrejši transformaciji klasičnega papirnatega poslovanja v hibridno ali povsem digitalno poslovanje. Posledično se danes arhivisti soočamo s številnimi novimi izzivi, s katerimi se še nedolgo nazaj našim stanovskim kolegom ni bilo treba ukvarjati. Naj omenim le nekatere pomisleke, ki so povezani s hibridnim in digitalnim poslovanjem; izbiro primernih formatov za shranjevanje, zanesljiva strojna oprema za obdelavo podatkov, dostop in uporabnost digitalnih arhivov in še bi lahko našteval. Čakajo nas tudi izzivi, kako se soočati s trajnostnim učenjem in neprestanim pridobivanjem novih veščin na področju upravljanja informacijsko-komunikacijske tehnologije, saj bomo lahko le na tak način soudeleženci pri iskanju in formiranju ustreznih tehnoloških rešitev tako za nas kot tudi za današnje in jutrišnje uporabnike arhivskega gradiva.
Po vsem povedanem mislim, da ni dvoma o tem, ali smo arhivisti še potrebni v svetu, kjer se zdi sicer vsak podatek z lahkoto dosegljiv, obenem pa nas slabo vodenje digitalnih procesov lahko hitro pripelje tudi do kolapsa, kakršnemu smo že bili priča.
Na nas je, da opozorimo, da poleg številnih ugodnosti, ki jih prinašajo spletni e-viri, obstajajo tudi nevarnosti, ki zadevajo zlasti njihovo ohranjenost in celovitost. S tega vidika tako imenovana »dematerializacija virov«, katere prvotni namen je hitra in množična dostopnost uporabnikom, ne zagotavlja, da bo vir dosegljiv tudi v bodoče, kot tudi ne jamči, da bo vsebina vira ohranjena v njeni celovitosti. Premalo se zavedamo, da dandanes brez ustreznih dokumentov praktično ni možno dostopati niti do osnovnih storitev (izobrazbe, zdravstvenih uslug, socialnega skrbstva ipd.), kaj šele k sklepanju raznovrstnih poslov. To, da imamo vselej pri roki dokumente, ki izkazujejo našo identiteto, jemljemo kot preveč samoumevno. Gotovo ste že imeli opravka s strankami, ki so prvič prestopile prag arhiva in se seznanile z našim delom šele tedaj, ko so ugotovile, da smo lahko ključen element pri razrešitvi neljube situacije, nastale zaradi nezmožnosti uveljavljanja raznih pravic, ki bi bile sicer z ustreznimi potrdili oz. dokumenti na dosegu roke. Povedano na kratko – brez ustreznih dokumentov ne obstajamo in če ne obstajamo tudi pravic nimamo.
Brez dvoma nam digitalni arhivi omogočajo celo paleto možnosti glede uporabnosti dokumentov, vendar se arhivisti obenem soočamo s številnimi vprašanji, ki so povezana s hrambo e-dokumentov, kajti različni formati zahtevajo različne pristope oziroma mehanizme shranjevanja. Dejstvo je, da bo lahko uporabnik le ob pogoju ustrezne hrambe, upoštevanja izvirnosti, celovitosti in uporabnosti elektronskega gradiva tudi v bodoče dobil celovito sliko delovanja oziroma poslovanja pravne države.
Živimo v časih, ko z razpoložljivo informacijsko-komunikacijsko tehnologijo že na dnevni ravni proizvedemo veliko več dokumentov oz. zapisov kot smo jih nekoč na tedenski ali mesečni ravni in posledično je veliko težje doumeti, kaj je potrebno shraniti in kaj ne. Še zdaleč ne vidim, da bi se morali bati za lasten obstanek, ravno obratno, prej kot bomo zavihali rokave, ali če hočete razgibali prste nad tipkovnico, prej bomo kos obvladovanju vse množičnejše količine e-podatkov, ki nas praktično spremljajo že na vsakem koraku – tako na zasebnem kot poslovnem področju. Naučimo se jih že sedaj razumeti, obdelovati in shranjevati, da ne bomo prišli do točke, ko bi se izgubili v »silicijskem« labirintu.
Za konec bi rad vsem stanovskim kolegicam in kolegom ob »dnevu slovenskih arhivov«, za katerega sem prepričan, da s ponosom in optimizmom, vsako leto obeležujemo 20. oktobra, zaželel veliko mero delovne vneme in vztrajnosti ter ravno pravšnjo mero radovednosti za uspešno doseganje zastavljenih poslovnih ciljev.
Matej Muženič, predsednik Arhivskega društva Slovenije