Sklepi 28. zborovanja ADS v Portorožu, 05. in 06. oktober 2017

Tema: ČLOVEŠKI VIRI V ARHIVIH IN NOVI IZZIVI V ZVEZI Z E-GRADIVOM

Pri izboru teme zborovanja smo izhajali iz dejstva, da zaradi tehnološkega razvoja nastaja vse več dokumentarnega in arhivskega gradiva elektronski obliki, ki zahteva poseben pristop tako glede hrambe kot glede uporabe. Glede na to se postavlja vprašanje kateri poklicni profili bodo v prihodnje, ko bo elektronsko gradivo prevladovalo, najprimernejši za delo v arhivih. Cilj posveta je bil temeljit razmislek o tem vprašanju, izmenjava izkušenj in  primerjava s stanjem v drugih državah, kar naj bi pripeljalo do čim boljših rešitev za prihodnost. Tema je bila razdeljena na dva dela. V prvem delu so referenti predstavili današnje stanje človeških virov v arhivih doma in v tujini ter podali  predvidevanja za prihodnost. V drugem delu pa so z vidika človeških virov spregovorili o dosedanjih izkušnjah z digitalizacijo gradiva ter prevzemanjem elektronskega arhivskega gradiva.  Drugi dan je potekala tudi okrogla miza, na kateri so razpravljali o aktualnih vprašanjih arhivske stroke, zlasti v povezavi z zakonodajo, sprejeto v zadnjem obdobju: o ponovni uporabi informacij javnega značaja, o varstvu osebnih podatkov pri dajanju arhivskega gradiva v uporabo, o Pravilniku o strokovni usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom ter Zakonu o arhivskem gradivu, ki vsebuje osebne podatke o zdravljenju pacienta.

SKLEPI IN UGOTOVITVE:

1. Glede človeških virov

poklicna struktura človeških virov je danes podobna v vseh slovenskih arhivih in slična tudi stanju v nekaterih sosednjih državah. Na delovnem mestu arhivist prevladujejo zgodovinarji oziroma družboslovci, skoraj v vseh arhivih pa čutijo potrebo po zaposlitvi informatikov oziroma računalničarjev;
kadrovska zasedba v arhivih je prešibka, vodstva arhivov si zato prizadevajo za povečanje ali vsaj ohranitev sedanjega števila zaposlenih. Glede poklicne strukture zaposlenih večina arhivov tudi za prihodnost ne načrtuje večjih sprememb. V večini arhivov nameravajo tudi v prihodnje na delovna mesta arhivistov zaposlovati zgodovinarje ali delavce sorodnih poklicev, vsi pa želijo le-tem dodati informatike in računalničarje oziroma povečati njihovo število (v nekaterih arhivih informatikov oziroma računalničarjev sploh še nimajo). Izražena je bila tudi želja po kombiniranem delovnem mestu arhivist-informatik, predlagan je bil celo komplementarni študij na Filozofski fakulteti in Fakulteti za računalništvo;
kadri v slovenskih arhivih niso enakomerno razporejeni po posameznih arhivih, kar je dediščina preteklosti (arhive so ustanavljale občine, ki so zaposlovale različno število delavcev, glede na razmere na svojih območjih). Glede na to, da uradnih normativov za število posameznih delovnih mest v arhivih ni, je bil sprejet sklep naj direktorji začnejo s pripravo kriterijev oziroma normativov za kadrovsko zasedbo v arhivih;
ne glede na poklicno izobrazbo, ki jo imajo posamezni arhivisti, vsi čutijo potrebo po pridobivanju dodatnih znanj. Predlagajo predvsem izobraževanja v okviru javne arhivske mreže. Sprejet je bil predlog naj bi arhivski svet ali kateri drugi organ pripravil program neformalnih izobraževanj za že zaposlene arhivske delavce, ki delajo z elektronskim arhivskim gradivom;
zaradi šibke kadrovske zasedbe v arhivih je nujno medsebojno sodelovanje in izmenjavanje izkušenj tako med zaposlenimi  znotraj enega arhiva kot med različnimi arhivi.  Arhivi naj bi si po potrebi »posojali« posamezne strokovnjake – arhiviste »specialiste« za določena opravila;
poklic arhivist še vedno nima mesta v Standardni klasifikaciji poklicev v Republiki Sloveniji, ki se vodi pri Statističnem uradu Republike Slovenije. Dela, ki jih opravlja arhivist so tam navedena pod deskriptorjem arhivarji in konservatorji (koda 2621). Glede na to je bil sprejet sklep naj se poskrbi za odpravo te napake oziroma uveljavitev spremembe, za kar se zadolžita Zdenka Semlič Rajh iz Pokrajinskega arhiva Maribor in Bojan Cvelfar iz Arhiva RS. Njuna naloga je proučiti zadevo in storiti vse potrebno, da se poklic arhivist vnese v Standardno klasifikacijo poklicev v Republiki Sloveniji.

2. Glede prevzemanja elektronskega gradiv

– dosedanje izkušnje pri prevzemanju e-gradiva so pokazale, da javni arhivi še nismo v stanju prevzemati takega gradiva. Trenutno še nimamo ustrezne tehnološke opreme, niti dovolj ustreznih kadrov, ki bi sodelovali pri prevzemanju e-gradiva;
izražena je bila potreba po oblikovanju skupine tehničnih strokovnjakov pri Arhivu RS ( podobno kot je organiziran filmski arhiv), ki bi nudili strokovno pomoč pri prevzemanju e-gradiva tudi arhivistom v drugih arhivih;
dokler ne bo v polnosti zaživel e-arhiv, je nujno poskrbeti vsaj za interventne prevzeme e- gradiva.

3. Glede ponovne uporabe informacij javnega znača

podana je bila podrobna razlaga obveznosti, ki jih arhivom nalaga zakonodaja o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ-E) in dana pojasnila kako jo izvajati. Zakon o dostopu do informacij javnega značaja se uporablja od 8. 5. 2016, gre pa za izvajanje ustrezne direktive Evropske unije;
priporočeno je bilo naj arhivi sprejemajo zahteve strank za ponovno uporabo informacij javnega značaja na podlagi obrazca, v katerem stranka natančno navede katero informacijo želi  (vzorec obrazca Arhiva RS je na njihovi spletni strani) in vse druge podatke, potrebne za rešitev zahtevka oziroma izdajo ustrezne odločbe. Prosilec sicer lahko zahteva dostop do informacij javnega značaja tudi ustno (neformalno), a mu v takem primeru Zakon o dostopu do informacij javnega značaja ne zagotavlja pravnega varstva.

4. Glede Pravilnika o strokovni usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom

– podana je bila podrobna razlaga posameznih členov Pravilnika o strokovni usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom, ki je stopil v veljavo novembra 2016;
sprejeta je bila pobuda za uvedbo enotne evidence o obnavljanju znanja in  pridobivanju  dodatnih znanj uslužbencev javnopravnih oseb, ki upravljajo z dokumentarnim gradivom. Za izvedbo poskrbi Bojan Cvelfar, direktor Arhiva RS;
sprejeta je bila pobuda, da se Zavodu za zaposlovanje Republike Slovenije predlaga naj bi brezposelnim omogočil izobraževanje po omenjenem pravilniku, s čimer bi bili slednji bolj konkurenčni na trgu dela. Izkušnje namreč kažejo, da se posamezni iskalci zaposlitve prijavljajo k izobraževanju kot fizične osebe, ker je že v razpisih za določena delovna mesta eden od pogojev tudi opravljen preizkus strokovne usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom. Omenjeno pobudo naj Zavodu za zaposlovanje RS predstavi Arhiv RS;

5. Glede Zakona o arhivskem gradivu, ki vsebuje osebne podatke o zdravljenju pacienta (ZAGOPP)

– podana je bila razlaga posameznih členov Zakona o arhivskem gradivu, ki vsebuje osebne podatke o zdravljenju pacienta in je stopil v veljavo konec decembra 2016. Omenjeni zakon prinaša velike omejitve pri dajanju arhivskega gradiva v uporabo.

6. Glede Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih

dana je bila pobuda naj se ob prvem naslednjem spreminjanju arhivskega zakona predlaga podaljšanje roka za izročitev arhivskega gradiva arhivu (danes je rok za izročanje 30 let po nastanku dokumenta). Vse več je namreč arhivskega gradiva, ki ima dolge roke nedostopnosti, zato je bolje, da ostane dalj časa pri ustvarjalcu.

Komisija za zaključke:
Nada Čibej
Aleksandra Pavšič Milost
Zdenka Semlič Rajh

Portorož, 6. 10. 2017