30. ZBOROVANJE ARHIVSKEGA DRUŠTVA SLOVENIJE
V SODELOVANJU Z ZGODOVINSKIM ARHIVOM CELJE 2021
Na podlagi vseh prejetih pripomb in predlogov, ki so bili predstavljeni izvršnemu odboru Arhivskega društva Slovenije, je izbran naslov teme 30. zborovanja ADS, ki bo v začetku oktobra 2021 potekalo v soorganizaciji z Zgodovinskim arhivom Celje:
Hibridni arhivi pri javnopravnih osebah: pomisleki in težave zaradi sočasnega upravljanja z gradivom v elektronski obliki in gradivom v fizični obliki; kako slednje vpliva na izvajanje arhivske javne službe.
Arhivisti se pri svojem delu na terenu vsakodnevno srečujemo z dokumentarnim gradivom, ki je nastalo v različnih oblikah in na različnih nosilcih zapisa. Opaziti pa je, da se skladno s tehnološkim napredkom in hitrim razvojem informacijske tehnologije vse več oseb javnopravnega prava odloča za digitalizacijo svojega poslovanja, čemur bi lahko preprosto rekli prehod iz papirnatega v digitalno obliko zapisovanja.
Pojavljajo se celo napovedi, da bo že v kratkem doseženo načelo »nič papirja«, a bolj realistične ocene vendarle govorijo v prid tega, da so tovrstna pričakovanja prenagljena in neutemeljena. Trenutno stanje prej kaže na prehodno fazo, kjer se ustvarja dokumentarno gradivo tako na fizičnih nosilcih kot v elektronski obliki, zaradi česar moramo dajati pozornost vsem formatom in vzpostaviti t. i. »hibridni arhiv«. To pomeni arhiv, v katerem so hranjeni tako dokumenti, izvorno nastali v fizični obliki oz. na fizičnem nosilcu zapisa (na papirju, filmu ipd.) kot tudi dokumenti, ki so prvotno nastali v elektronski obliki oz. bili vanjo pretvorjeni (v digitalni in analogni obliki).
Pri hibridnem poslovanju se srečujemo z »dematerializacijo« in digitalizacijo. Glede prvega imamo v mislih postopek, ko dokument, ki je prvotno nastal na fizičnem nosilcu zapisa pretvorimo v elektronsko obliko, kot na primer optični zajem papirnatega dokumenta. Pri digitalizaciji pa gre za postopek ustvarjanja in hranjenja dokumentov, ki so prvotno nastali v digitalni ali analogni obliki. Pri obeh postopkih pa se tako ustvarjalci arhivskega gradiva kot arhivisti srečujemo s številnimi dilemami, kako v pogojih, ko se gradivo v fizični in elektronski obliki neizogibno dopolnjuje in prepletata, zagotoviti učinkovit in pregleden način upravljanja z dokumentarnim gradivom ter kasneje tudi njegove hrambe.
Na letošnjem zborovanju bodo izpostavljene zlasti problematike:
- Ali je glede na izkušnje s terena hibridno poslovanje stvarnost, ki pomeni dolgoročno zagotavljanje sožitja med gradivom v fizični in elektronski obliki ali gre le za vmesno stopnjo do popolnega digitalnega upravljanja dokumentov?
- Kako pravilno hraniti, evidentirati in prevzemati gradivo v hibridni obliki?
- Kakšne težave se pojavljajo s sorazmerno hitro pokvarljivimi nosilci podatkov, ki ne zagotavljajo dolgoročno učinkovite hrambe v skladu z zakonom (USB priključki, CD in podobni nosilci).
- Kako zagotoviti izmenljivost podatkov, že prevzetega »hibridnega gradiva«, med različnimi datotečnimi sistemi oz. berljivost in delo z datotekami, shranjenimi v starejših digitalnih formatih (npr. gradivo na disketah).
- Kako zagotoviti povezavo/sled med digitalnim in fizičnim gradivom in se obenem izogniti morebitnemu podvajanju?
- Pomembnost hitrega in strokovnega nadzora arhivistov na terenu glede hrambe in kasnejšega predajanja tovrstnega gradiva v arhiv.
- Zagotavljanje ustreznih orodij za upravljanje s hibridnim gradivom z namenom preprečevanja razdrobljenost dokumentacije.
- Oblikovanje pisnih strokovnih navodil za osebe javnega prava, ki poslujejo s hibridno dokumentacijo in še nimajo sprejetih notranjih pravil.
Spoštovani, vabim vas k sodelovanju. Naslove in kratke predstavitve referatov pošljite do petka 30. aprila 2021 na elektronski naslov tajnik@arhivsko-drustvo.si ali matej.muzenic@guest.arnes.si s pripisom »30. ZBOROVANJE ADS«. Uredniški odbor bo izmed prispelih prispevkov izbral referate in obvestil referente o izboru. Izbrani referenti morajo nato svoj referat oddati do ponedeljka 31. maja 2021.
Matej Muženič, predsednik društva