Poročilo o delu o delu izvršnega odbora Arhivskega društva Slovenije v mandatnem obdobju 2018–2020
Dne 22. marca 2018 je bil na volilnem zboru članov društva izvoljen izvršni odbor v sledeči sestavi: mag. Hana Habjan, predsednica, Matej Muženič, podpredsednik, Jernej Križaj, tajnik, dr. Zdenka Bonin, odgovorna urednica publikacije Viri, Nataša Budna Kodrič, mag. Marija Čipić Rehar, mag. Nina Gostenčnik, Aleš Jambrek, dr. Gregor Jenuš, odgovorni urednik publikacije Arhivi, Vesna Kočevar, Lilijana Vidrih Lavrenčič in dr. Žiga Zwitter.
Na rednem zboru članov dne 14. marca 2019 je bila za tajnico društva izvoljena Tanja Žohar, ker je Jernej Križaj zaključil svoj drugi mandat tajnika.
Izvršni odbor je imel v svojem mandatnem obdobju deset sej, dvakrat sta bili seji opravljeni korespondenčno.
Promocijska dejavnost
Stanovske nagrade in priznanja: Aškerčeva nagrada in Aškerčeva priznanja
V letu 2018 so bile podeljene Aškerčeva nagrada in dve Aškerčevi priznanji. Za življenjsko delo in izjemen prispevek k ohranjanju slovenske filmske arhivske dediščine je Aškerčevo nagrado prejel Ivan Nemanič. Aškerčevi priznanji sta bili podeljeni mag. Mariji Čipić Rehar za pripravo kakovostnih pripomočkov za uporabo arhivskega gradiva in objavo arhivskega gradiva v dveh zvezkih regest listin Nadškofijskega arhiva Ljubljana in dr. Dejanu Zadravcu za delo Ptujski meščani do uničujočega požara leta 1684: biografsko-prosopografski priročnik.
Slovesna podelitev nagrade in priznanj je potekala 17. 10. 2018 v Veliki sejni dvorani Mestne hiše v Ljubljani. Na podelitvi, ki je potekala pod častnim pokroviteljstvom predsednika Republike Slovenije Boruta Pahorja, so zbrane nagovorili predsednica društva mag. Hana Habjan, podžupan Mestne občine Ljubljana Aleš Čerin in državni sekretar na Ministrstvu za kulturo RS Jan Škoberne, slavnostni govornik je bil dr. Branko Šuštar. Nagrado in priznanji sta podelila predsednik Komisije za podeljevanje Aškerčevih nagrad in Aškerčevih priznanj dr. Andrej Nared in predsednica društva. Slovesnost je povezoval dr. Gregor Jenuš, s prijetno glasbo pa popestril Trio Dolce. Dobitniki nagrade in priznanj ter vsi ostali nominiranci so bili predstavljeni v posebni publikaciji, dogodku je bil posvečen del revije Arhivi, objave na spletni strani društva, o dogodku pa so poročali tudi nekateri mediji.
Promocija dejavnosti društva: prenova spletne strani društva
V začetku oktobra 2019 je društvo vzpostavilo novo spletno stran s sodobnejšimi vsebinami, modernejšo zasnovo, prilagojeno tudi pametnim telefonom, hkrati pa je za potrebe (neobhodne) mednarodne komunikacije spletna stran po novem dostopna tudi v angleškem jeziku.
Vsebine za spletno stran in prevode v angleščino je pripravila mag. Hana Habjan, medtem ko je za tehnično postavitev spletne strani poskrbel Urh Kopitar. Vsebino za podstran publikacije Arhivi je pripravil dr. Gregor Jenuš, prevod Alenka Hren. Na spletni strani so izpostavljeni dosežki in razvoj društva vse od ustanovitve leta 1954, obrazložene so dejavnosti in namen društva, navedeni so vsi prejemniki arhivskih stanovskih nagrad, hkrati pa obiskovalce spletne strani le-ta usmerja na spletne strani slovenskih arhivskih institucij in razlaga osnovne termine arhivske stroke. V letu 2019 je spletno stran obiskalo 7612 obiskovalcev.
Preden je nova spletna stran uradno zaživela, je Žiga Železnik opravil zajem in s tem ohranitev stare spletne strani, hkrati pa smo trenutno spletno stran uvrstili med pilotske prevzeme v okviru projekta e-ARH.si.
Izobraževalna dejavnost
29. zborovanje Arhivskega društva Slovenije v Mariboru
V Mariboru je 3. in 4. oktobra 2019 potekalo zborovanje Arhivskega društva Slovenije, ki ga je društvo pripravilo v sodelovanju s Pokrajinskim arhivom Maribor. Prvotno temo zborovanja je predlagala mag. Nina Gostenčnik na 4. seji izvršnega odbora 18. 12. 2018, ki pa je v teku priprave zborovanja postala ena izmed točk. Naslov zborovanja je bil Vzpostavitev Registra ustvarjalcev arhivskega gradiva. Na zborovanju je bilo izpostavljeno:
- problematika izdajanja sklepov ustvarjalcem, ki niso neposredni oziroma posredni proračunski uporabniki (tj. pravne osebe javnega prava in zasebnega prava ter fizične osebe, ki so nosilci javnih pooblastil ali izvajalci javnih služb), kakor tudi političnim strankam in pravnim osebam, ki so pridobile status delovanja v javnem interesu;
- vrednotenje ustvarjalcev, proračunskih uporabnikov, po področjih (uprava, pravosodje, vzgoja in izobraževanje, kultura, javni interes, gospodarstvo), ki zajema vrednotenje ustvarjalca z njegovimi organizacijskimi enotami;
- tematika vrednotenja dokumentarnega gradiva ustvarjalcev arhivskega gradiva, ki so po definiciji ZVDAGA javnopravne osebe;
- izkušnje javnih arhivov in ustvarjalcev arhivskega gradiva z usklajenostjo arhivske zakonodaje s področnimi zakonodajami.
Po pozdravnih nagovorih predsednice društva mag. Hane Habjan, državne sekretarke na Ministrstvu za kulturo RS Petre Culetto in direktorja Pokrajinskega arhiva Maribor Ivana Frasa so v prvem delu zborovanja referenti predstavili vzpostavitev in delovanje Registra ustvarjalcev arhivskega gradiva ter problematiko vrednotenja ustvarjalcev arhivskega gradiva, s katero se srečujejo pri svojem delu. V popoldanskem delu programa je bila na vrsti diskusija, na kateri so gostje iz tujine, dr. Gernot Peter Obersteiner, direktor Štajerskega deželnega arhiva, mag. Vladan Vukliš, predsednik Upravnega odbora Arhivskega društva Bosne in Hercegovine, dr. Silvija Babić, predsednica Hrvaškega arhivskega društva, in Tamás Polgár, direktor arhiva Šomodske županije pri Madžarskem državnem arhivu, razpravljali o njihovih praksah kategorizacije ustvarjalcev arhivskega gradiva. Diskusijo je vodila dr. Zdenka Semlič Rajh.
Pozno popoldne oziroma zvečer je bil organiziran ogled Muzeja narodne osvoboditve Maribor. Po obisku muzeja so vrata svojega arhiva odprli tudi zaposleni v Pokrajinskem arhivu Maribor in pripravili manjšo dobrodošlico za udeležence zborovanja.
Program drugega dne se je začel s predstavitvijo dela medarhivskih delovnih skupin v zadnjih dveh letih, zatem pa je potekala okrogla miza o aktualnih vprašanjih arhivske stroke.
Vsebine zborovanja je povezovala Mojca Horvat, medtem ko je za tehnični del skrbel dr. Miroslav Novak, ki je skupaj z Elizabeto Eržen Podlipnik vodil delovno predsedstvo pri predstavitvah referentov.
Ob koncu je skupina za sklepe zborovanja, ki so jo sestavljali mag. Nada Čibej, mag. Drago Trpin in Katja Zupanič, oblikovala pet sklepov in dve pobudi, ki so jih udeleženci zborovanja sprejeli. Objavljeni so na spletni strani društva in v reviji Arhivi. Pobudi sta bili sledeči:
- Na Ministrstvo za kulturo se naslovi pobuda o ustanovitvi nove medarhivske delovne skupine za področje informatike.
- Organizira naj se izobraževanje za delavce v arhivih na temo razumevanja in tolmačenja zakonodaje.
Izvršni odbor se je zavezal in aktivno pristopil k izvršitvi pobud. Na ministra za kulturo je bila naslovljena pobuda za ustanovitev medarhivske delovne skupine za področje informatike, ki jo bo arhivski svet predvidoma obravnaval na svoji naslednji seji. Prav tako smo izvedli kolokvij za zaposlene v arhivih na temo razumevanja in tolmačenja zakonodaje.
Kolokvij o razumevanju in izvajanju arhivske zakonodaje
Ob sklepu 29. zborovanja Arhivskega društva Slovenije je bila podana pobuda, da se organizira izobraževanje za delavce v arhivih na temo razumevanja in tolmačenja arhivske zakonodaje. S tem namenom je društvo 5. februarja 2020 v prostorih Ministrstva za kulturo RS organiziralo kolokvij o razumevanju in izvajanju arhivske zakonodaje, kjer se je obravnavalo teme:
- definicija in register ustvarjalcev javnega arhivskega gradiva,
- izročanje arhivskega gradiva pristojnemu arhivu,
- zasebno arhivsko gradivo,
- uporaba javnega arhivskega gradiva v arhivih.
Pri tem so sodelovali mag. Nada Čibej, Vesna Gotovina in Luka Zupanc.
Visoka udeležba s strani zaposlenih v slovenskih arhivih – kar 80 udeležencev – kaže na nujnost kolokvijev in relevantnost obravnavanih tem. Zaradi obsežnega števila postavljenih vprašanj in obsežnosti tem pa je izvršni odbor sklenil organizirati cikel kolokvij z namenom in možnostjo poglobljene obravnave vprašanj. Zaradi nepredvidljivih dogodkov je 2. kolokvij, načrtovan za 25. marec, prestavljen na boljše predvsem pa bolj zdrave čase.
Mednarodna dejavnost
Pomembno nalogo društva predstavlja sodelovanje z arhivskimi društvi sosednjih držav in spremljanje razvoja arhivske stroke v tujini. Arhivska stroka v sosednjih državah se ukvarja z enakimi izzivi kot slovenska. Na obeh straneh se kažejo povsem podobne in primerljive smernice razvoja, zato si tudi v prihodnosti lahko obetamo skupne rešitve. Hkrati se na mednarodnih konferencah srečajo strokovnjaki in raziskovalci s področja arhivistike, ki prihajajo iz vsega sveta. Poročila o mednarodni dejavnosti so objavljena v publikaciji Arhivi.
2018
Predsednica ADS mag. Hana Habjan se je udeležila Kongresa Združenja madžarskih arhivistov, Pécs (Madžarska), 9. do 11. 7. 2018.
Matej Muženič se je udeležil 31. mednarodnega posvetovanja »Arhivska praksa 2018«, Tuzla (Bosna in Hercegovina), 26. do 28. 9. 2018.
Aleksandra Pavšič Milost se je udeležila 50. zborovanja hrvaških arhivistov, Osijek (Hrvaška), 24. do 26. 10. 2018.
Mag. Marija Čipić Rehar in mag. Hana Habjan sta se udeležili konference 28. mednarodni arhivski dan, Trst (Italija), 19. in 20. 11. 2018.
2019
Dr. Matevž Košir se je udeležil 89. nemškega arhivskega dne, Suhl (Nemčija), 17. do 20. 9. 2019.
Mag. Hana Habjan je kot predsednica društva prisostvovala na 40. avstrijskem arhivskem dnevu, Salzburg (Avstrija), 23. do 24. 10. 2019.
Mag. Nina Gostenčnik se je od 23. do 24. 10. 2019 udeležila 51. posvetovanja Hrvaškega arhivskega društva, Slavonski Brod (Hrvaška).
Matej Muženič pa se je 21. in 22. 10. 2019 kot podpredsednik društva udeležil 29. mednarodnega arhivskega dne v organizaciji Mednarodnega inštituta arhivskih znanosti Trst–Maribor, ki je namesto v Trstu potekal v Kopru.
Izdajateljska dejavnost
Publikacija Arhivi
Publikacija Arhivi je v obeh letih izšla v tradicionalnih dveh številkah (2018: 596 strani; 2019: 438 strani). Izpostavimo, da je bila prva številka v letu 2018 na temo zdravstvene in širše socialne zgodovine v povezavi s tovrstnim arhivskim gradivom v slovenskih arhivih (namen je celostna predstavitev zdravstvene dokumentacije kot vsestranskega vira znanstvenih raziskav), idejo za to pa je podala Medarhivska delovna skupina za področje zdravstva in socialnega varstva pod vodstvom Marije Grabnar.
Odgovornemu uredniku dr. Gregorju Jenušu je uspelo doseči, da je Javna agencija za raziskovalno dejavnost RS (ARRS) Arhive v letu 2018 ponovno vključila v kategorizacijo znanstvenih publikacij, kar je velika spodbuda za tiste, ki bi želeli objavljati v reviji.
Publikacija Viri
V letu 2018 je izšla 41. številka Virov avtorice Nataše Budna Kodrič z naslovom Korespondenca Josefine in Fidelija Terpinc 1825–1858 (Ljubljana, Arhivsko društvo Slovenije, 2018, 384 strani). V ta namen je društvo 14. 3. 2019 v prostorih Arhiva Republike Slovenije organiziralo javno predstavitev publikacije. Vire so predstavile odgovorna urednica zbirke dr. Zdenka Bonin, dr. Katarina Keber iz ZRC SAZU in avtorica Nataša Budna Kodrič.
V letu 2019 je izšla ena, in sicer 42. številka Virov avtorice dr. Aleksandre Gačić z naslovom Ko zatonejo sanje romantičnega Jugoslovana – izseljenski dnevnik dr. Bogumila Vošnjaka (Ljubljana, Arhivsko društvo Slovenije, 2019, 502 strani).
Prenova pravnih aktov društva
Na podlagi prehodnih določb Zakona o nevladnih organizacijah (ZNOrg/Ur. l. RS, št. 21/18) so morala društva in druge pravne osebe, ki imajo status delovanja v javnem interesu, uskladiti svoje ustanovitvene akte in delovanje s pogoji, ki veljajo za podelitev statusa nevladne organizacije v javnem interesu po ZNOrg ter najkasneje do 31. marca 2019 Ministrstvu za kulturo poslati prenovljene ustanovitvene akte. S tem namenom je izvršni odbor društva pripravil nova Pravila Arhivskega društva Slovenije, v katera so vključena določila, ki jih določa ZNOrg, določila na podlagi Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. EU 2016/679), dodani so tudi členi v zvezi z izvedbo volitev, kot to določa Zakon o društvih (Ur. l. RS, št. 64/11 – UPB in 21/18 – ZNOrg). Podrobneje opredeljeni oziroma dodani so členi o evidencah društva, premoženju društva in razdelitvi pristojnosti v zvezi z upravljanjem premoženja društva, ki so bili navedeni pri nalogah organov društva. V obdobju med 4. in 11. 3. 2019 je potekala javna obravnava pravil društva, ki jih je zbor članov sprejel na rednem zboru članov 14. 3. 2019.
V skladu s 34. členom Pravil društva častno razsodišče kot organ društva vodi postopke in izreka disciplinske ukrepe v skladu z disciplinskim pravilnikom. Ker društvo do sedaj ni imelo disciplinskega pravilnika, je bila dne 22. 5. 2019 imenovana komisija v sestavi mag. Boštjan Zajšek, Bojana Aristovnik, Metka Nussdorfer – Vuksanović in Nataša Budna Kodrič, ki je pripravila predlog Disciplinskega pravilnika Arhivskega društva Slovenije. Predlog je izvršni odbor na svoji 8. redni seji, dne 17. 9. 2019, sprejel in določil za javno obravnavo, ki je potekala med 21. in 28. 2. 2020.
Izvršni odbor društva je med februarjem in marcem 2020 v sodelovanju s člani Komisije za podeljevanje Aškerčevih nagrad in Aškerčevih priznanj pripravil predlog Pravilnika o podeljevanju Aškerčevih nagrad in Aškerčevih priznanj. Predlog pravilnika nadomešča in združuje obstoječa pravilnik o podeljevanju in poslovnik komisije v en pravni akt. Predlog pravilnika je bil med 9. in 16. 3. 2020 v javni obravnavi.
Oba predloga, ki sta bila v letu 2020 v javni obravnavi, sta na dnevnem redu rednega zbora članov, ki bo potekal korespondenčno med 27. in 30. 3. 2020. Vsi pravni akti so bili pred sprejetjem posredovani članom društva za namen javne obravnave.
Prav tako smo z vstopom Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. EU 2016/679) v veljavo 25. 5. 2018 vse člane društva obvestili o načinu obdelave njihovih osebnih podatkov, hkrati pa smo pristopno izjavo uskladili z uredbo.
Reševanje odprtih strokovnih vprašanj
Javna razprava o določanju in načinu oblikovanja cen reprodukcij arhivskega gradiva ter njegove uporabe v slovenskih javnih arhivih
Med naloge društva spada tudi reševanje odprtih strokovnih vprašanj in izvajanje raziskovalne dejavnosti s področja dejavnosti društva. S tem namenom je izvršni odbor v imenu društva odprl javno razpravo o določanju in načinu oblikovanja cen reprodukcij arhivskega gradiva ter njegove uporabe v slovenskih javnih arhivih preko elektronske arhivske dopisne liste 18. 2. 2020.
V preteklosti so se regionalni arhivi večkrat neuspešno poskusili odtegniti praksi, ki velja za organe državne uprave, namreč, da cene storitev oz. nadomestil materialnih stroškov določa pristojni minister. Elaborat za razpravo, ki temelji na primerjavi zakonodaje ter praks slovenskih in tujih javnih ustanov na področju kulture, je pripravila Nataša Budna Kodrič.
Imenovanje predstavnikov društva za sodelovanje z drugimi sorodnimi institucijami in društvi
Izvršni odbor društva je na podlagi 15. alineje 28. člena Pravil društva imenoval svoja predstavnika v strokovna sveta javnega zavoda Zgodovinski arhiv Ljubljana in javnega zavoda Pokrajinski arhiv Maribor, dr. Zdenko Semlič Rajh (5. 11. 2019) in Katjo Zupanič (17. 12. 2019), posamično.
Strokovne ekskurzije
Ena izmed vsekakor bolj sproščujočih nalog izvršnega odbora je organiziranje strokovnih ekskurzij in družabnih srečanj članov društva. Nekdaj so člane ekskurzije vodile tudi po tujini, zadnji dve leti pa so udeleženci ekskurzij spoznavali znane in neznane lepote Slovenije.
2018
Društvo je s turistično agencijo Oliver organiziralo enodnevno strokovno ekskurzijo v Posavje (1. 6. 2018). Prvi na vrsti je bil Sevniški grad s svojo bogato opremo, na grajskem pobočju so si udeleženci ekskurzije ogledali tudi Lutrovsko klet z zanimivo poslikavo, nato pa v tamkajšnji kavarni poskusili znamenito Melanijino torto. Sledil je ogled stalne razstave Slovenski izgnanci 1941–1945 na Rajhenburškem gradu. Nadaljevanje je bilo v Krškem, kjer so udeleženci ekskurzije obiskali Valvasorjevo hišo. Tukaj je znameniti polihistor nazadnje bival, zato je danes v hiši urejen muzej. Dan se je zaključil z okušanjem domačih dobrot iz družinskega vinograda na Straži pri Krškem.
2019
Društvo je v sodelovanju z zaposlenimi v Pokrajinskem arhivu Koper organiziralo enodnevno strokovno ekskurzijo v Koper in severozahodno Istro (7. 6. 2019). Dr. Zdenka Bonin je udeležencem ekskurzije predstavila bogato zgodovino Kopra, nato so si ogledali arheološko zbirko v Pokrajinskem muzeju Koper. V Izoli so si udeleženci ogledali villo rustico in v družbi Jana Cotiča iz Pokrajinskega arhiva Koper spoznavali vsakodnevno življenje rimskih legionarjev ter pokusili dobrote, pripravljene po rimskih receptih. V Kaštelirju nad Kortami je sledil ogled arheološkega najdišča ostankov gradišč iz bronaste in železne dobe, na koncu pa še pozno, a zasluženo kosilo z domačimi istrskimi specialitetami lokalne gostilne v Kortah.
* * *
Arhivsko društvo Slovenije je v letih 2018 in 2019 v celoti realiziralo zastavljena programa, vse pogodbene obveznosti do sofinancerjev smo izpolnili. Finančna sredstva smo porabili predvsem za izvajanje rednega dolgoročnega programa, ki je v javnem interesu na področju raziskovalne dejavnosti, znanosti in kulture. Velika večina sredstev je šla za pokritje stroškov tiska publikacij, plačilo avtorskih honorarjev raziskovalcev, prevajalcev in lektorjev ter podelitev stanovskih nagrad in izvedbo 29. zborovanja, nekaj pa tudi za opravljanje splošnih nalog društva.
Zahvala
Na koncu bi se rada zahvalila vsem, ki ste na kakršen koli način pomagali društvu, da je uresničilo ter preseglo predvidene dejavnosti v zadnjih dveh letih.
Zahvala gre Ministrstvu za kulturo RS za finančno podporo, ki omogoča izvedbo programa. Posebej se moram zahvaliti mag. Nini Zupančič Pušavec, vodji Sektorja za muzeje, arhive in knjižnice, za njeno neutrudno podporo društvenih programskih in finančnih vsebin. Kvaliteta izvedbe programskih vsebin je tudi zasluga sponzorjev in donatorjev, s pomočjo katerih sta bila predvsem naša odmevnejša dogodka (zborovanje in podelitev stanovskih nagrad) lažje izpeljana.
Zahvaljujem se vsem direktorjem slovenskih arhivov, ki podpirajo delovanje društva, še posebej pa se zahvaljujem Pokrajinskemu arhivu Maribor za odlično soorganizacijo 29. zborovanja društva v Mariboru.
Zahvaljujem se izvršnemu odboru, odgovornima urednikoma Arhivov in Virov, dr. Gregorju Jenušu in dr. Zdenki Bonin, ter ostalim članom uredniških odborov, Komisiji za podeljevanje Aškerčevih nagrad in Aškerčevih priznanj ter članom drugih društvenih organov za nemoten potek dela društva v zadnjih dveh letih. Aktivnost pa ni bila omejena samo na člane organov. V poročilu sem namenoma s krepko označila imena oseb, ki so sodelovale pri izvedbi programov, verjetno pa sem kakšno ime nenamerno spustila. Velika zahvala vsem navedenim in morebiti nenavedenim.
Med najzaslužnejše pa nedvomno spadata oba tajnika, s katerima sem imela čast sodelovati v zadnjih dveh letih. Jernej Križaj, ki mi je pomagal spoznati in se uvesti v delo vodenja društva, in Tanja Žohar, ki z izjemnimi organizacijskimi sposobnostmi skrbi, da prihajajo vsebine društva neposredno do članov. Oba sta skrbela, da je delo v zadnjih dveh letih teklo po programu in predpisih. Hvala obema!
Ljubljana, 26. 3. 2020
mag. Hana Habjan, predsednica Arhivskega društva Slovenije