I. SPLOŠNE DOLOČBE

IME, NAMEN IN SEDEŽ DRUŠTVA

1. člen

Ime društva je Arhivsko društvo Slovenije (ADS). 

 2. člen

Društvo je prostovoljno združenje arhivskih delavcev in drugih občanov, ki se zanimajo za arhivsko dejavnost.

 3. člen

Društvo deluje na območju Republike Slovenije.
Sedež društva je v Ljubljani, Zvezdarska 1. 

4. člen

Društvo je pravna oseba zasebnega prava.

5. člen

Društvo zastopa predsednik, v primeru njegove odsotnosti pa podpredsednik.

6. člen

Pečat društva je okrogle oblike in ima naslednje besedilo: "Arhivsko društvo Slovenije, Ljubljana". 

 SODELOVANJE Z DRUGIMI ORGANIZACIJAMI

 7. člen

Društvo lahko sodeluje z drugimi organizacijami v Republiki Sloveniji, ki delujejo na področju znanosti in prispevajo k razvoju njegove in sorodnih organizacij. 
Društvo lahko samostojno sodeluje ali se včlani v sorodne mednarodne in tuje organizacije, ki imajo podobne namene in cilje.

OBVEŠČANJE JAVNOSTI

8. člen

Delo društva in njegovih organov je javno.

Svoje člane obvešča društvo:

• s pravico vpogleda članov v zapisnike organov društva

• preko društvenega glasila

• prek sredstev javnega obveščanja 

Širšo javnost obvešča društvo o svojem delu tako, da so seje organov društva javne, da organizira okrogle mize, tiskovne konference, na svoje seje vabi predstavnike zainteresiranih organov, ustanov, organizacij ter predstavnike sredstev javnega obveščanja. 
Za zagotovitev javnosti dela in dajanja točnih informacij o delu društva je odgovoren predsednik društva.

NAMEN DRUŠTVA

9. člen

• Pospeševanje in spodbujanje arhivistike in arhivske dejavnosti, posebej s strokovno znanstvenim raziskovanjem, z  izmenjavo izkušenj ter strokovnim izpopolnjevanjem v širšem  smislu. 

• Združevanje arhivskih delavcev, drugih občanov, pravnih oseb  in društev, ki se zanimajo za arhivsko dejavnost in razvoj  arhivistike. 

• Razvoj varstva arhivskega in dokumentarnega gradiva. - Razvijanje zavesti o pomenu arhivske dejavnosti in  arhivskega gradiva. 

• Spodubujanje in pospeševanje uporabe arhivskega gradiva za znanstvene in druge namene.

10. člen

 Društvo dosega namen iz prejšnjega člena s tem da za člane društva:

• vsako leto pripravi vsaj dve enodnevni strokovni  posvetovanji;

• vsaki dve leti pripravi trodnevno zborovanje;

• prireja seminarje, članske sestanke, predavanja, s tem, da opozarja na probleme, ki se pojavljajo, v strokovnih   skupinah, raznih komisijah v mednarodnih združenjih, z delovanjem  raznih komisij v mednarodnih arhivskih  organizacijah in društvu, ter na druge načine.

• prireja strokovne ekskurzije

• izdaja publikacije v skladu z veljavnimi predpisi

11. člen

Namen društva je nepridobitne narave v smislu kulturne dejavnosti in služi v splošno koristne družbene namene. Društvo deluje samostojno in je pravna oseba zasebnega prava. Sredstva društva se lahko uporabljajo le v namene, ki so v skladu s temi pravili. Člani v društvu ne pridobivajo nobenih deležev dobička ter ne morejo uživati nobenih finančnih bonitet iz sredstev društva.

12. člen

Društvo je član Mednarodnega arhivskega sveta in njegovih komisij.

II. ČLANSTVO

13. člen

Društvo ima redne in častne člane. Dolžnosti in pravice članov so naslednje:

• da volijo in so izvoljeni v organe društva, 

• da sodelujejo pri delu organov društva,

• da dajejo predloge organom v zvezi z njihovim delom,

• da so pravilno obveščeni o delu ADS in njegovih organov ter o finančno materialnem poslovanju ADS,

• da so vabljeni na sestanke, posvetovanja, predavanja, seminarje, ki jih prireja društvo,

• da sodelujejo pri kreiranju programov društva,

• da zahtevajo od organov društva pojasnila in poročila o njihovem delu,

• da redno plačujejo članarino, spoštujejo in izvršujejo sklepe organov društva, 

• da spoštujejo ta pravila in se ravnajo po njih. 

Člani društva imajo pravico do enega izvoda vsake številke glasil in publikacij, ki jih izdaja ADS po nižji ceni, ki jo določi Izvršni odbor.

14. člen

Članstvo v društvu je prostovoljno.

Član ADS lahko postane:

1. vsak državljan Republike Slovenije, pripadnik slovenske manjšine ali tuji državljan, ki sprejme ta pravila in se po njih ravna ter s podpisom pristopne izjave izrazi željo postati član društva ter poravna letno članarino; tuji državljan lahko postane član pod enakimi pogoji, kot državljani Slovenije.

2. arhivski delavci vseh arhivov Republike Slovenije;

3. drugi arhivski delavci v državnih in privatnih službah;

4. člani sorodnih društev in združenj, ki izrazijo željo po včlanitvi v društvo.

15. člen

Sprejem se opravi na podlagi pisne prijave.

PRENEHANJE ČLANSTVA

16. člen

Članstvo preneha:

1. s smrtjo člana;

2. z prostovoljnim izstopom, ko član pisno posreduje željo Izvršnemu odboru društva. Izstop se izvrši ob koncu vsakokratnega poslovnega leta;

3. z črtanjem, ki ga lahko sprejme Izvršni odbor, če član ne plača letne članarine kljub trikratnemu opominu. Pritožba je možna na občni zbor društva.

4. z izključitvijo člana iz društva, o kateri odloča častno razsodišče s sklepom. Sklep mora biti v skladu z disciplinskim pravilnikom.

ČASTNI ČLANI

17. člen

Za častnega člana društva je lahko imenovan, kdor ima izjemne zasluge za razvoj arhivistike, za razvoj in uresničevanje programskih usmeritev ADS ter razvoj društva nasploh. Častne člane imenuje občni zbor društva na predlog izvršnega odbora.

18. člen

Društvo ima lahko tudi sponzorje. Sponzorji so lahko fizične ali pravne osebe, ki društvu materialno, moralno ali kako drugače pomagajo. Sponzorji lahko sodelujejo in razpravljajo na sejah občnega zbora, nimajo pa pravice odločanja.

NAGRADE

19. člen

Društvo nagrajuje svoje člane s tem, da jim podeljuje:

1. priznanja: Aškerčeva priznanja, ki jih člani prejmejo za 10, 20, 30 in večletno zaslužno delo v društvu, za posebne zasluge za razvoj arhivske stroke in popularizacije arhivske dejavnosti, za dosežene odločilne rezultate na mednarodnem arhivskem področju itd.

2. nagrade: denarne nagrade za izredne dosežke iz arhivistike.

 20. člen 

Za podeljevanje nagrad se imenuje komisija, ki jo imenuje občni zbor. Ta razpiše vsako leto na podlagi poslovnika in njegovih predispozicij javni razpis, na katerega imajo pravico prijaviti svoje člane vsi arhivi, posamezniki in druga društva.
Podelitev se slavnostno opravi ob Dnevu arhivov ali ob drugem jubilejnem trenutku. 

III. ČLANARINA IN SREDSTVA DRUŠTVA

21. člen

Višina letne članarine se določi s sklepom občnega zbora. Poravnati jo je potrebno v pričetku poslovnega leta. Poslovno leto se prične s 1. januarjem.

IV. ORGANI DRUŠTVA

22. člen

Društvo ima naslednje organe:

1. občni zbor

2. izvršni odbor

3. predsednika in podpredsednika

4. strokovne skupine

5. uredniški in izdajateljski odbor glasil in publikacij

6. nadzorni odbor

7. častno razsodišče

 OBČNI ZBOR

23. člen

Občni zbor je najvišji organ društva, kateremu so za svoje delo odgovorni drugi organi društva. Občni zbor tvorijo vsi člani društva.

 24. člen

Pristojnosti občnega zbora so naslednje:

• sprejema pravila ADS ter njihove spremembe in dopolnitve;

• sprejema programske usmeritve društva in njegovih organov;

• sprejema letni program dela in finančni plan;

• sprejema druge splošne akte društva;

• razpravlja o letnih poročilih o delu organov oziroma posameznih članov društva ter o poročilih v preteklem mandatnem obdobju ter jih potrjuje;

• sprejema zaključni račun in finančni načrt;

• razrešuje, imenuje in voli organe društva, blagajnika tajnika in predsednika - odloča o drugostopenjskih  pritožbah,

• določa višino članarine,

• odloča o predlogih članov,

• imenuje častne člane,

• odloča o prenehanju društva,

• opravlja druge naloge po teh pravilih,

• dokončno odloča o izključitvi člana iz društva.

 25. člen

Redni občni zbor se mora sklicati enkrat letno. Skliče ga Izvršni odbor vsaj 14 dni pred dnem, ki je določen za zbor. V vabilu mora biti določen kraj in čas občnega zbora. Občni zbor odloča veljavno, če je navzočih več kot polovica vseh članov. Občni zbor lahko sklepa veljavno tudi če ni prisotna polovica pol ure po sklicu zbora, navzočih pa mora biti najmanj 10 članov. Sklep je sprejet, če je zanj glasovala večina prisotnih članov. Kadar zbor sprejema in spreminja pravila društva, mora biti prisotna več kot polovica vseh članov društva, za sprejem sklepa pa je potrebna dvotretjinska večina prisotnih članov.
Kadar zbor odloča o prenehanju delovanja društva, mora biti prisotna več kot polovica članov društva, za sprejem sklepa pa je potrebna dvotretjinska večina članov.

 26. člen

Glasovanje o predlogih je javno, volitve organov društva so praviloma tajne, razen če občni zbor ne sklene drugače.

27. člen

Občni zbor vodi delovno predsedstvo, ki šteje tri člane. O delu občnega zbora se vodi zapisnik, ki ga podpišejo delovni predsednik, zapisnikar in dva overovatelja.

28. člen

Izredni občni zbor se skliče po potrebi na zahtevo Izvršnega odbora, nadzornega odbora ali najmanj 20 članov društva. Skliče ga Izvršni odbor najpozneje v 30 dneh od dne, ko je bila podana pisna zahteva.
Če Izvršni odbor izrednega občnega zbora ne skliče v roku iz prejšnjega odstavka, ga skliče predlagatelj, ki mora predložiti dnevni red z ustreznimi gradivi. Izredni občni zbor sme sklepati samo o zadevah, zaradi katerih je bil sklican.

IZVRŠNI ODBOR

29. člen

Izvršni odbor društva (IO) je izvršilni organ občnega zbora, kateremu je tudi odgovoren za svoje delo. IO šteje največ 13 članov. Sestavljajo ga predsednik, podpredsednik, tajnik, blagajnik, po položaju so člani odbora uredniki društvenih glasil, ostale člane pa volijo člani na občnem zboru. IO opravlja organizacijska, strokovnotehnična in administrativna dela ter vodi delo društva med dvema občnima zboroma po programih in sklepih sprejetih na občnem zboru.

30. člen

Mandat članov IO traja dve leti. Po preteku mandatne dobe so lahko izvoljeni še za eno mandatno dobo, izjemoma pa še tretjo.

31. člen

Občni zbor izmed članov IO voli predsednika, podpredsednika in tajnika odbora, ki so obenem predsednik, podpredsednik in tajnik društva.

32. člen

Delo IO je naslednje:

• skrbi za sodelovanje društva z drugimi sorodnimi organizacijami, društvi in pravnimi osebami; 

• skrbi za uresničevanje in izvajanje nalog društva;

• izvršuje sklepe občnega zbora;

• sprejema nove člane;

• pripravlja osnutek in predlog pravil ADS ter ju da v javno obravnavo;

• pripravlja osnutke drugih pravnih aktov društva;

• pripravi predlog programa dela na podlagi sklepov strokovnih skupin;

• pripravi letno poročilo o delu društva na podlagi poročil drugih organov in komisij društva;

• predlaga občnemu zboru zaključni račun društva in finančni načrt;

• predlaga občnemu zboru kandidate za člane organov društva ter kandidate za podpredsednika, tajnika in blagajnika društva;

• razpolaga s finančnimi sredstvi društva v skladu s finančnim načrtom;

• sklicuje občni zbor;

• imenuje svoje predstavnike za sodelovanje z drugimi sorodnimi institucijami in društvi;

• opravlja druge naloge določene v teh pravilih.

33. člen

IO dela na sejah. Seje IO se morajo sklicati vsaj štirikrat v letu. Seje sklicuje predsednik po lastni presoji, ali na zahtevo najmanj ene tretjine članov IO. Seje IO vodi predsednik, v njegovi odsotnosti pa podpredsednik. IO odloča veljavno, če je prisotna več kot polovica članov. Sklep odbora je sprejet, če je zanj glasovala več kot polovica članov. O sejah odbora se vodi zapisnik, ki ga podpiše zapisnikar in predsednik ADS.

34. člen

Izvršni odbor pripravi letni program dela in letno poročilo o delu odbora, ki je sestavni del programa dela in poročila o delu društva, prav tako pripravi poročilo o delu odbora v preteklem mandatnem obdobju.

PREDSEDNIK DRUŠTVA

35. člen

Predsednika društva voli občni zbor z glasovanjem na podlagi predloga izvršnega odbora izmed članov odbora za dve leti. Po preteku mandata je lahko izvoljen še za eno mandatno dobo, izjemoma še tretjo.

 36. člen

Predsednik društva je odgovoren za svoje delo IO in občnemu zboru.

37. člen

Naloge predsednika so:

• zastopa in predstavlja društvo pred tretjimi osebami v premoženjskih in drugih pravnih poslih;

• je odredbodajalec za izvrševanje finančnega načrta društva;

• skrbi za izvajanje sklepov organov društva;

• vodi delo IO;

• sklicuje in vodi seje IO;

• v nujnih primerih lahko skliče seje drugih organov društva;

• sodeluje z arhivi pri koordinaciji mednarodne kulturne izmenjave s področja arhivske dejavnosti;

• podpisuje listine društva in sopodpisuje finančne listine društva;

• opravlja druge naloge po teh pravilih.

38. člen

Predsednik pripravi letno poročilo o svojem delu v preteklem mandatnem obdobju, ki sta sestavni del poročil o delu društva, obe potrdi IO. 

 39. člen

Znotraj društva se lahko ustanovijo posebne strokovne skupine.

Strokovne skupine so metoda dela organizirane po interesnem principu članov društva. Strokovno skupino ustanovi izvršni odbor na pobudo članov društva. Strokovne skupine niso pravne osebe in morajo delovati skladno s pravili društva. Za svoje delo so skupine odgovorne Izvršnemu odboru.
Znotraj društva se lahko ustanovijo strokovne skupine:

1. članov ADS državnih arhivov;

2. članov ADS mestnih arhivov in arhivov  znanstvenih inštitucij in univerz;

3. članov ADS cerkvenih in privatnih arhivov;

4. članov ADS gospodarskih arhivov;

5. članov ADS arhivov političnih strank, ustanov in združenj;

6. članov ADS tiska, televizije in filmskih arhivov.

40. člen

Strokovne skupine se sestajajo na sejah. Naloga strokovnih skupin je ugotavljanje in obravnavanje posebnih problemov, ki so za skupino specifični. Strokovne skupine izvolijo svojega predsednika. Zaradi posebnih problemov se lahko s predlogi obrnejo na občni zbor društva.

41. člen

Strokovna skupina lahko zajema več delovnih področij.

UREDNIŠKI IN IZDAJATELJSKI ODBORI

 42. člen

Društvo v sodelovanju z arhivi v Republiki Sloveniji izdaja glasilo ARHIVI. Glasilo izide dvakrat na leto. Za izdajo glasila se imenujeta izdajateljski svet in uredniški odbor, kot družbena organa glasila.

43. člen

Uredniški odbor sestavlja 11 članov in sicer ima vsak arhiv v Republiki Sloveniji vsaj enega predstavnika, predsednik društva je član po položaju. Člane odbora imenuje občni zbor za dobo dveh let, po preteku mandata so lahko ponovno imenovani.

44. člen

Za razpošiljanje Arhivov je odgovoren arhiv, kjer je sedež uredniškega odbora glasila.

45. člen

Društvo izdaja publikacijo VIRI.

 46. člen

Za izdajo Virov se imenuje uredniški odbor, ki šteje 5 članov in sicer: štiri predstavnike članov društva ter predsednika ADS po položaju.

47. člen

Uredniška odbora Arhivov in Virov pripravita letni program dela in letno poročilo o delu, ki sta sestavni del programa dela oziroma poročila ADS.

NADZORNI ODBOR

48. člen

Za nadzorovanje in spremljanje dela društva in njegovih organov, finančno materialnega poslovanja, izvrševanja določb ter pravil, programov in planov ter sklepov organov društva občni zbor izvoli nadzorni odbor.

49. člen

Nadzorni odbor šteje tri člane. Član nadzornega odbora ne more biti član IO, blagajnik društva ali član častnega razsodišča.

50. člen

Člani izmed sebe izvolijo predsednika odbora in njegovega namestnika. Predsednik sklicuje in vodi seje nadzornega odbora ter je podpisnik za nadzorni odbor. Mandatna doba traja dve leti. Nadzorni odbor je sklepčen, če so na seji prisotni vsi trije člani. Veljavne sklepe sprejema z večino prisotnih.

51. člen

Nadzorni odbor vsaj enkrat letno pripravi pisno poročilo in ga poda občnemu zboru o ugotovitvi in spremljanju ter nadzoru društva. Nadzorni odbor je za svoje delo odgovoren občnemu zboru.

 V. TAJNIK DRUŠTVA

 52. člen

Društvo ima tajnika, ki vodi evidenco članov društva, je sopodpisnik finančno-materialnih listin društva, opravlja administrativna dela za društvo in ostala podobna sekretarska opravila.
Tajnika voli občni zbor na predlog IO za dve leti. Po preteku mandata je lahko ponovno izvoljen, izjemoma pa še tretjo mandatno dobo.

VI. MATERIALNO POSLOVANJE DRUŠTVA

53. člen

Viri materialnih sredstev so :

• vpisnina, članarina, sredstva pridobljena s pogodbami, darila, volila, dohodki od publikacij, dohodki od kotizacij

• drugi viri

54. člen

Če društvo pri opravljanju svoje dejavnosti ustvari presežek prihodkov nad dohodki, ga mora porabiti za izvajanje dejavnosti, za katero je bilo ustanovljeno.
Vsako delitev premoženja društva med člane je nična.

55. člen

Društvo razpolaga s finančnimi sredstvi v skladu s programom in letnimi finančnimi plani, ki jih sprejme občni zbor. Na rednem občnem zboru člani vsako leto obravnavajo in sprejmejo zaključni račun.
Društvo upravlja materialna sredstva, ki jih uporablja ter razpolaga z njimi v skladu z namenom društva, z letnim programom dela ter finančnim planom društva.

56. člen

Finančne in materialne listine podpisujeta predsednik in tajnik društva.
Finančno in materialno poslovanje mora biti v skladu z veljvnimi predpisi s tega področja.
Blagajnik vodi finančno in materialno poslovanje v skladu s pravilnikom o finančno materialnim poslovanju v katerem društvo določi tudi način vodenja in izkazovanje podatkov o finančno materialnem poslovanju društva, ki mora biti v skladu z računovodskimi standardi za društva.  
Društvo ima svoj žiro račun pri Agenciji republike Slovenije za plačilni promet, nadziranje in informiranje.

57. člen

Delo blagajnika je javno.
Vsak član društva ima pravico vpogleda v finančno in materialno dokumentacijo in poslovanje društva.
Za pomoč pri urejanju finančno materialnih zadev lahko zaposli društvo finančnega strokovnjaka v skladu z veljavno zakonodajo s področja delovnega prava. 
Društvo ima premično in nepremično premoženje, ki je kot last društva vpisana pod inventarno knjigo.
Premično premoženje se lahko kupi ali odtuji le na podlagi sklepa občnega zbora.

58. člen

Občni zbor lahko s sklepom vsako leto pooblasti predsednika ADS, da lahko razpolaga s sredstvi, do določene višine, brez predhodne odobritve IO.
Občni zbor lahko pooblasti druge člane za podpisovanje listin iz prvega odstavka.

59. člen

Za opravljanje posameznih strokovnih, tehničnih in drugih opravil v društvu in njegovih organih se lahko določi stalna ali občasna nagrada. O tem v skladu s finančnim načrtom odloča IO.

VII. ČASTNO RAZSODIŠČE

 60. člen

Če med člani pride do medsebojnih sporov, ki izhajajo iz društvenega delovanja, se spor rešuje na častnem razsodišču.

 61. člen

Častno razsodišče imenuje občni zbor.

 62. člen

Člane častnega razsodišča voli občni zbor za dobo 4 let. Sestavljajo ga trije člani in dva namestnika. Člani imed sebe izvolijo predsednika. Sestajajo se po potrebi na podlagi pisnih zahtev članov ali organov društva. 
Častno razsodišče vodi postopek in izreka disciplinske ukrepe v skladu z disciplinskim pravilnikom.

63. člen

Disciplinski ukrepi, ki jih po izvedenem postopku v skladu z disciplinskim  pravilnikom izreče disciplinska komisija so:

• opomin

• javni opomin

• izključitev

Član se lahko pritoži na občni zbor kot drugostopenjski organ.

VIII. PRENEHANJE DRUŠTVA

64. člen

Društvo preneha:

1. s sklepom občnega zbora,

2. po samem zakonu,

3. če pade število članov pod 10.

Sklep občnega zbora o prenehanju društva je veljaven, če za predlog glasujeta najmanj dve tretjini vseh članov zbora.

65. člen

V primeru prenehanja delovanja društva, se njegova finančno-materialna in druga sredstva izročijo Zgodovinskemu društvu za Slovenijo, Aškerčeva 2, Ljubljana.

IX. KONČNE DOLOČBE

66. člen

Postopek za sprejemanje pravil, njihovih dopolnitev in sprememb je naslednji:

IO ali drug organ društva, strokovna skupina ali več kot 20 članov društva ima pravico predlagati IO spremembo pravil.  IO mora o predlogu razpravljati. Če ne odloči o predlogu v  30 dneh ali če se predlagatelj z odločitvijo ne strinja, ima  pravico v nadaljnih 30 dneh pritožiti se na občni zbor: IO  pripravi osnutek in predlog pravil ali njihovih sprememb ter dopolnitev, ter ju da v javno razpravo članom društva. O sprejemanju odločajo člani društva na občnem zboru z  dvotretjinsko večino prisotnih članov.

67. člen

Te spremembe in dopolnitve začnejo veljati osmi dan po objavi na oglasni deski na sedežu društva, uporabljati se smejo od dne, ko pristojni upravni organ ugotovi, da so v skladu z zakonom o društvih.

  TAJNIK                                                                  PREDSEDNICA

 Branko Radulovič                                                     Marija Hernja Masten